Municipalitatea va digitaliza toate documentele din arhiva Directiei de finante locale, aferente activitatii de taxe si impozite. Este vorba despre acte cu termen de pastrare mai mare de 4 ani, dar nu mai vechi de 10 ani. Acest proces va costa peste un milion de lei, iar banii sunt asigurati în cadrul unui proiect european privind dezvoltarea capacitatii administrative. Licitatia este deja lansata, iar firmele interesate pot depune oferte pâna pe 23 august. „Implementarea serviciului implica servicii de retro-digitalizare a minimum 110.000 de documente existente în arhiva, respectiv scanare, etichetare, indexare, precum si încarcarea respectivelor documente în format digital într-o aplicatie de arhiva electronica RepoZIP, aplicatie ce poate fi accesata printr-un canal securizat”, se arata în caietul de sarcini. Potrivit documentatiei de atribuire a contractului, actele din arhiva compartimentului de impozite si taxe locale al Primariei sunt în mare majoritate în format A4 (circa 90-), A3 sau mai mare (5-) si în formate mici (chitante, bonuri etc.). „Un document poate contine mai multe pagini cu acte justificative – estimam un numar mediu de 50 de pagini per document”, se mai precizeaza în caietul de sarcini. Printre documentele care vor fi digitalizate se numara: declaratii fiscale pentru stabilirea impozitelor (cladiri, teren, masini etc.), procese-verbale de contraventie, sentinte judecatoresti, note de constatare, decizii de executare silita, solicitari de scutire la impozit sau eliberare de documente, avize de inspectie fiscala, deconturi, rapoarte fiscale, contracte (folosinta teren, asociere, concesionare etc.) si alte tipuri de acte. „Serviciile se vor desfasura la sediul autoritatii contractante, cu resursele prestatorului (echipament si personal)”, este conditia Primariei. Municipalitatea estimeaza ca aceasta activitate va dura 4 luni, iar valoarea estimata a contractului de servicii se ridica la aproape 925.000 lei, fara TVA. În cazul documentelor mai putin lizibile (de exemplu, scrisul de mâna din anumite acte), Primaria solicita, pe cât posibil, recunoasterea optica a caracterelor (programe de tip OCR). Nu în ultimul rând, municipalitatea solicita potentialilor ofertanti o echipa de minim 10 persoane care sa fie implicata în mod constant în scanarea, etichetarea si indexarea documentelor. Criteriul de atribuire este pretul cel mai scazut.
