Din ce în ce mai multe asociatii de proprietari aplica instrumente moderne pentru a tine evidentele proprii (financiar-contabile, administrative si de orice alta natura) si folosesc tehnologii din universul informatic în viata de asociatie. În prezent, exista numeroase aplicatii care permit digitalizarea integrala a operatiunilor, astfel încât, întreaga activitate sa capete noi dimensiuni de eficienta. Operatiunile de birou se pot fi prelua de sisteme informatice, cu o mare precizie si corectitudine, ceea ce permite responsabililor asociatiei sa se preocupe de alte aspecte importante ale muncii lor, respectiv, starea tehnica si igienica a condominiului, relatia cu proprietarii, cu furnizorii si modernizarea condominiului. O recenta statistica indica faptul ca majoritatea conducerilor de asociatii (presedinti, comitete executive si administratori de condominii) este formata din persoane care au peste 50 de ani. Vârsta nu constituie un impediment în modernizarea tehnicilor de lucru daca exista dorinta si vointa pentru a aplica solutii moderne în managementul asociatiei. Pornim de la un caz concret, o asociatie unde s-a digitalizat, integral, întreaga activitate, fara a fi însa, unicat în materie. Acest exemplu face dovada, dupa doi ani de aplicare, ca este functional si eficient. Înainte de a trece de la teorie la practica va recomandam sa apelati si la asistenta unui profesionist în domeniu. Pentru ca prezentarile noastre sa fie utile tuturor categoriilor de utilizatori (cu si fara cunostinte în domeniu) am evitat limbajul pur tehnic si descrierile mai greu accesibile. Cum sa organizam activitatea, cu ce începem, cum procedam, sunt întrebari la care vom raspunde în cele ce urmeaza. Redam, în continuare, o lista a instrumentelor necesare: I. Dotarea tehnica - dotarea tehnica este punctul de plecare în modernizarea managementului asociatiei. 1. Un calculator (clasic sau PC) cu performante medii din punct de vedere tehnic 2. O memorie externa pe care se stocheaza copiile bazei de date din calculator pentru a evita pierderea lor 3. Un stick de memorie pentru transfer de informatii 4. O camera video-audio pentru înregistrarea sedintelor (adunare generala si comitet executiv) 5. O imprimanta multifunctionala recomandat cu laser si cu posibilitatea de a scana documente 6. Un telefon mobil cu acces la Internet 7. Camere de supraveghere, dupa caz II. Programe si aplicatii folosite pentru: 1. Functionarea computerului a. sistemul de operare Windows în variantele 8, 10, 11 b. procesor de texte Microsoft Word, versiunea 2007, 2016, 2019, inclusiv programe de birou Office si Excel c. alte instrumente utile gen Total Commander ca manager de fisiere, Acrobat Reader pentru documente PDF d. antivirus si alte aplicatii utile ca de pilda cele care fac compatibil telefonul mobil cu calculatorul si altele 2. Navigare pe Internet (ex. browserul Chrome) a. pentru a obtine informatii b. mijloace de comunicare online, de pilda E-mail, neaparat pe adresa asociatiei, pentru relatia cu toti cei interesati inclusiv proprietarii, Whatsapp (care se poate accesa si de pe telefon) si altele. Optional, asociatiile mai mari pot avea si utiliza pagini pe retele sociale (gen Facebook) si sa aiba un site propriu. 3. Program pentru tinerea evidentelor asociatiei de proprietari, în primul rând cele contabile - oferta de programe este bogata, iar diferentele dintre ele privesc volumul, natura operatiilor prelucrate si pretul de achizitie. Utilizarea programului presupune învatarea modului de utilizare. Pentru informatii de detaliu va rugam sa ne contactati. Recomandam ca mijloacele tehnice, programele si celelalte instrumente folosite sa fie înregistrate pe numele asociatiei si din surse autorizate, ce asigura termene de garantie si acopera, în majoritatea cazurilor, drepturile de autor. 4. Instrumente bancare a. Program pentru operatiuni online - este foarte important ca asociatia sa foloseasca un program pentru operatiuni online. Precizam ca aceste programe pot diferi de la o banca la alta sub aspectul continutului lor. b. Cardul bancar - care elimina, în totalitate, platile cu lichiditati (de tip „cash”). Cardul emis pe numele asociatiei poate avea un caracter general (fiind folosit de mai multe persoane) sau personalizat, pe numele celor care dle folosesc (de ex. presedinte, administrator, etc.). c. Sistemul de plata Pay Point – permite celor care nu folosesc mijloace electronice de nici un fel sa poata sa-si achite obligatiile financiare fata de furnizori 5. Semnatura electronica - se poate folosi pe numeroase documente inclusiv cele destinate ANAF, de genul platilor catre bugetul de stat, taxele locale precum si pentru alte operatiuni. Informatii pe larg, în numerele viitoare. 6. Licente de utilizare - lipsa acestora aduce sanctiuni nedorite (Legea drepturilor de autor nr. 8/1996, art. 8) Cititorii descurajati sau nefamiliarizati cu cele expuse mai sus le recomandam sa ne contacteze. (Marius GHEORGHIU) Cei care doresc detalii si sprijin în implementarea unui program informatic o pot face, prin corespondenta, la: Adresa postala: b-dul. N. Iorga nr. 35, bl. N1, parter, Iasi E-mail: [email protected]; [email protected]
